Multitasken? Doe maar niet!

Multitasken? Doe maar niet!

Multitasken, we doen het op grote schaal, toch? Maar zal ik je eens een geheimpje vertellen: de meeste mensen kúnnen helemaal niet multitasken! Wat ze wel kunnen is “snel” schakelen tussen de ene en de andere taak en weer terug, en weer heen en weer terug, en weer heen en weer terug. Helaas blijkt dan vaak dat beide taken kwalitatief slechter én langzamer uitgevoerd worden dan wanneer deze na elkaar uitgevoerd zouden worden.

Bovendien vindt de persoon waar je op dat moment mee samen bent het vaak helemaal niet leuk dat jij tegelijk zit te mailen, appen of wat je ook voor andere dingen aan het doen bent. Het steeds opnieuw het gesprek onderbreken voor een “kort” telefoontje voedt nou niet echt de contact dat je met de ander hebt.

Het niet hebben van de aandacht van de ander is wel degelijk voelbaar en merkbaar. Let maar eens op, de eerst volgende keer dat je met iemand bent die dat doet, of met iemand aan de telefoon bent die tegelijkertijd allerlei andere dingen aan het doen is. Is niet fijn hè?

Wat kun je wel doen?

1.

Het kan altijd gebeuren dat je gestoord wordt, door een collega,  je partner of je kind. Luister dan niet met een half oor, maar geef die even je volledige aandacht. Ja je bent even geswitcht, maar je kunt beter bewust een (volledige) switch maken, dan denken dat je aan het multitasken bent, terwijl je dat helemaal niet kunt. Dat is én niet productief én de ander voelt zich erna ook niet gehoord of prettig. Dit is eenvoudig op te lossen door, wanneer je toch moet onderbreken, je aandacht ook echt even volledig op de ander te richten.

2.

Bij mensen die je vaak moeten storen kun je afspreken dat diegene even een hand op je arm of schouder legt om aan te geven dat hij of zij iets wil vragen. Het is een kleine aanwijzing waarbij je toch je eigen gedachte of zin van dat moment even af kunt maken (als je iets aan het schrijven of lezen bent) en daarna bewust kunt switchen. Een ander signaal kan natuurlijk ook. Het is maar net wat je samen afspreekt. Het moet klein genoeg zijn dat je nog af kan ronden en wél duidelijk genoeg dat je het herkent als signaal dat iemand iets nodig heeft van jou. Dan moet je degene natuurlijk niet een half uur laten wachten. Een complimentje dat ze op deze manier aandacht hebben gevraagd doet zeker bij kinderen wonderen, maar ook volwassenen vinden het fijn om complimenten te krijgen.

3.

Ook duidelijkheid op welke tijden je wél beschikbaar bent kan veel onderbrekingen tijdens belangrijke taken voorkomen. Je kunt hiervoor vaste tijden afspreken of een signaal wanneer je wel en niet beschikbaar bent. Hiervoor zijn zelfs al technische hoogstandjes bedacht, zoals de luxafor, maar het kan ook heel eenvoudig. Zolang het maar duidelijk is.

Luxafor: een lampje die met rood of groen aangeeft of je gestoord kan worden of niet.

Sommige mensen maken gebruik van de pomodoro techniek. Hierbij zet je steeds opnieuw een timer, van bijvoorbeeld 25 minuten en heb je daarna 5 tot 25 minuten pauze (afhankelijk welke cyclus het is, meestal wordt na 4 pomodoro’s een lange pauze ingelast). Door de timer zo te plaatsten dat iemand anders kan zien hoeveel tijd je nog nodig hebt tot je pauze, voorkom je dat je tijdens je 25 minuten werk wordt gestoord. Ze komen dan terug in je pauze, omdat ze weten wanneer je wel beschikbaar bent.

Pomodoro timer

4.

Als je echt niet gestoord kunt of wilt worden zorg dan dat dat heel duidelijk is voor de ander. Hang een deurhanger op, schakel je telefoon en mail uit, zet desnoods een rode pet op ;). Zet dat soort momenten bewust in en altijd alleen in combinatie met momenten waarop je wél gestoord mag worden.

Kortom:

  • Werk maar aan één taak tegelijk. Stop met multitasken, zeker in contact met andere mensen.

  • Word je toch gestoord? Geef dan je volledige aandacht.

  • Maak afspraken hoe en wanneer mensen je wél mogen storen.

  • Wees duidelijk wanneer je niet beschikbaar bent, zodat je minder vaak gestoord wordt tijdens een belangrijke taak.