Leer het verschil tussen belangrijk en urgent

Leer het verschil tussen belangrijk en urgent

Alle activiteiten kun je onderverdelen in een van onderstaande kwadranten.

belangrijk en urgent

Als je niet goed weet welke taken je moet doen (en welke je kunt laten zitten) vouw dan een A4tje in 4-en en plaats iedere taak steeds in 1 van de 4 vakken die is ontstaan. Begin gewoon bovenaan en besluit per taak of het een belangrijke en/of een urgente taak is en schrijf hem op in het bijbehorende vak.

Is dit voor jou een belangrijke taak? Is het waardevol voor jou? Is dit een taak die er voor jou toe doet dat deze wordt gedaan? Dan is deze belangrijk. Hij hoort dan in een van de vakjes aan de bovenkant van je papier.

Als je vastgesteld hebt dat deze taak belangrijk is ga je kijken of hij ook urgent is. Is dit een taak die nu moet gebeuren? Die geen enkele uitstel duldt? Dan is het een urgente taak. Hij hoort dan linksboven, het rode vierkant. Belangrijk en Urgent.

Is de taak wel belangrijk, maar kan hij nog uitgesteld worden? Dan hoort hij in groen. Wel belangrijk, maar (nog) niet urgent. Hij komt dan rechtsboven.

Is het een taak die met heel veel urgentie wordt gebracht, maar betreft het iets wat voor jou helemaal niet belangrijk is? Wat misschien zelfs helemaal geen taak is die jij moet doen? Misschien is het wel de taak van iemand anders? Mogelijk is het een urgente taak geworden, omdat de ander niet tijdig zijn werk gedaan heeft? Een goede vuistregel is: Een gebrek aan planning van jouw kant, betekent nog geen haast van mijn kant. Dan hoort hij in zwart. Dat zijn taken waar je in het ideale geval zo min mogelijk tijd en energie aan besteedt. Natuurlijk mag je best eens iemand uit de brand helpen, maar niet zolang je eigen rode vak nog gevuld is en/of je helemaal niet toekomt aan je groene vak.

Sommige taken zijn én niet belangrijk en niet urgent. Je kunt ze gewoon niet doen. Door ze op te schrijven in het kwadrant rechts onder (het gele) krijg je, samen met het zwarte vak links onder, een soort "not to do" list. Dat kan helpen om je aan het voornemen te houden daar geen tijd en energie aan te besteden.

Als je alle taken hebt verdeeld over deze 4 kwadranten dan werk je eerst je taken af in je rode kwadrant. Daarna zorg je dat je voortaan tijd reserveert voor de taken uit je kwadrant rechts boven (het groene kwadrant). Je leven wordt stukken eenvoudiger en leuker als het je lukt om een groot deel van de dag in het groene kwadrant te zitten. Belangrijk, maar niet urgent.

Zwart en geel zijn taken die je niet hoeft te doen. Ze zijn niet belangrijk en ze doen er voor jou niet toe.