9 tips om singletasken te vereenvoudigen

9 tips om singletasken te vereenvoudigen

1.

Neem je voor om je te verdiepen in 1 ding tegelijk: Beslis in een bepaalde situatie wat er nu voor jou het belangrijkste is en richt je (alleen) daarop.


2.

Als je taak niet af is, maar de tijd ervoor wel op is, rond deze dan voor dit moment af. Het gaat erom dat je je in 1 sessie op 1 taak richt. Als de sessie afgelopen is en je een nieuwe sessie start, mag dit best een andere taak zijn. Niet alles is in 1 sessie af te ronden.


3.

Breng mindfulness oefeningen in je dagelijkse ritme zodat je vaardiger wordt in het richten van je aandacht.


4.

Zorg voor een parkeerplaats voor gedachten die niet passen bij wat je op dit moment doet. Houdt bijvoorbeeld een notitieblokje bij de hand, zodat je niet actief een gedachte hoeft te onthouden, maar deze op kunt schrijven en daarna los kunt laten. Anders blijft deze gedachte je afleiden! Zolang deze in je hoofd blijft en daar dus aandacht krijgt, kun je niet je volledige aandacht richten op waar je mee bezig bent. Als je erop vertrouwt dat je het je later wel weer zult herinneren, gelooft je verstand daar niks van en blijft je hiermee lastig vallen! Devaro Zack vergelijkt het “parkeren van je gedachten” met “het licht aandoen als het donker wordt”. Je kunt wel hardnekkig weigeren, omdat je dan niet meer zou singletasken, maar je kunt beter de voorwaarden scheppen dat je prettig kunt werken. Ook David Allen adviseert een sluitend extern systeem voor invallen (digitaal of op papier, zolang het maar niet intern in je hoofd is), zodat je je hersenen kunt gebruiken om te denken en te focussen.


5.

Zorg dat verleidingen zo ver mogelijk weg zijn. Alles wat kan rinkelen of piepen gaat uit. Visuele meldingen van binnenkomende mail of social media berichten gaan uit. Dat fijne boek dat je wilt lezen als je vrij bent, leg je uit het zicht. Papieren waar je nog wat mee moet doen gaan in je doen bakje (en dus niet op je bureau).


6.

Manage de verwachtingen van anderen.

Vertel hoeveel tijd je voor iemand hebt en zorg dat diegene dan ook echt je onverdeelde aandacht krijgt (al is het maar 5 minuten). Liever 5 minuten échte aandacht, dan 15 minuten verdeelde aandacht.

Je kunt op je deur aangeven dat je niet gestoord wilt worden. Een post-it op de deur voldoet vaak al. Geef dan ook aan wanneer je wel bereikbaar bent, bijvoorbeeld door een eindtijd te vermelden.

Het is respectvoller om mensen te laten weten wat ze van je kunnen verwachten en wanneer een reactie komt, dan te proberen “de hele dag bereikbaar te zijn” terwijl je dat eigenlijk niet bent.

Een persoonlijke noot: Als iemand me vraagt of hij even wat mag vragen en ik zit achter de computer, dan klik ik het hele scherm altijd even uit (gewoon met de aan/uitknop). Dat helpt mij enorm om de aandacht dan echt op de ander te richten. En de mobiele telefoon? Die zit in een tas of bij mijn sleutels in het bakje bij de deur.


Als je bij een taak behoefte hebt aan afzondering,
zorg daar dan ook zo goed mogelijk voor.
Devora Zack


7.

Maak gebruik van clusteren. Clusteren is het uitvoeren van verwante taken in 1 tijdsblok met groepjes tegelijk. Je switcht dus niet voor ieder mailtje, maar je kiest 2 of 3 momenten per dag uit waarop je een half uur lang op je mails reageert. Andere voorbeelden zijn telefoontjes die je moet plegen of betalingen die je moet verrichten. Je kunt meerder clusters hebben op een dag (bijvoorbeeld bij mail) of één cluster per week (bijvoorbeeld het doen van je administratie). In je huishouden kan het bijvoorbeeld handig zijn om in het weekend de groentes voor de hele week te snijden en daarna in de koelkast te bewaren, zodat je de rest van de week eenvoudiger kunt koken. Ook het opschrijven van de boodschappen die je nodig hebt en maar 1x per week of 1x per 2 weken boodschappen doen is clusteren.

Bepaal welke van jouw taken zich ervoor lenen om groepsgewijs te behandelen

Behandel ze alleen in het door jou bedachte tijdsblok voor deze groep (en niet op andere momenten van de dag/week)

Zet een wekker om de eindtijd aan te geven die je in je hoofd had voor deze geclusterde taken. Volgende keer is de rest aan de beurt!


8.

Houdt lucht in je agenda. Plan je agenda niet tot de nok toe vol (dat doen dokters ook niet), maar plan bewust blokken lucht, of flextijd. Alleen voor ‘noodgevallen’. op de dag zelf maak je een uitzondering, verder boek je deze niet dubbel. Zijn er geen noodgevallen? Dan heb je vast wel belangrijke taken waar je anders nooit aan toe komt en nu wel.


9.

Neem regelmatig een pauze. Geplande onderbrekingen van een taak zorgen dat je niet helemaal uitgeput raakt. Zorg dat je daadwerkelijk iets helemaal anders doet (ga bijvoorbeeld even naar buiten, of als je de hele dag al loopt en staat te sjouwen, ga dan even zitten). Wissel de periodes van hoge productiviteit af met tijd om daadwerkelijk tot rust te komen. De boog kan niet altijd gespannen zijn ;).