Welk archiefsysteem is handig?

Welk archiefsysteem is handig?

Op welke wijze je de papieren bewaart hangt heel erg af van je persoonlijke situatie. Kies voor het meest eenvoudige systeem dat in jouw situatie voldoet. Het gaat om wat jij het meest haalbaar vindt om met papieren te doen, nadat je hebt besloten dat je ze wilt of moet bewaren.

Methodes zonder perforator (meest laagdrempelig en eenvoudig)

Sommige mensen hebben genoeg aan een harmonicamap. Als je maar weinig papieren hebt is dat een mogelijkheid. Je kunt dan bijvoorbeeld onderscheid maken in papieren die je het komende jaar verwacht nodig te hebben en papieren die je langer wilt bewaren of een paar andere grote categorieën gebruiken die voor jou relevant zijn.

harmonicamap

Je kunt ook kiezen voor hangmappen in een hangmappenlade, of zelfs in een klapkrat. Dit systeem is makkelijk uit te breiden naar meer of minder categorieën.

Methodes met perforator (moet je meer voor doen)

Je kunt kiezen voor smalle of wat bredere mappen, waarbij je voor ieder onderwerp een eigen map kiest.

Als je niet zo veel papier hebt kun je ook kiezen voor 1 ordner met tabbladen waarin alle papieren op onderwerp in worden bewaart. Gebruik dan tabbladen.

Digitaal

Je kunt ook kiezen om alles wat je wilt bewaren in te scannen en op je computer te bewaren. Denk dan ook aan een back-up en aan goede namen voor je bestanden zodat je het eenvoudig terug kan vinden als je het nodig hebt.
Let op: Voor de belastingdienst geldt dat je bewijsstukken moet bewaren in de vorm waarin je ze gekregen hebt. Dus digitaal gekregen is digitaal bewaren, maar bij op papier gekregen volstaat officieel een scan nog niet.
Tip: Abbyy finereader maakt hele kleine en goed te doorzoeken scans van je papieren.