Tips voor goed archiveren

Tips voor goed archiveren

 

  • Stop de papieren uit “Bewaar” minimaal 1x per maand in je archiefsysteem of gooi ze alsnog weg als je tot de conclusie komt dat je het toch niet wilt/hoeft te bewaren.
     
  • Bewaar zo min mogelijk
     
  • Bewaar alleen papieren
    • Die informatie bevatten die je niet snel ergens anders kunt opvragen
    • Die je nodig hebt als bewijs
    • Die je nog gaat gebruiken
    • Die een doel dienen

     

  • De centrale vraag is: Waar kan ik het terugvinden? Niet “Waar kan ik dit wegstoppen?
     
  • Gebruik slechts 1 categorie per (hang)map of ordner
     
  • Gebruik een index en werk deze steeds bij.
    • Je kan dan snel zien welke categorieën je hebt bedacht en waar het papier wat je zoekt het beste in gevonden kan worden
    • Als je je index niet controleert of niet hebt voor je een nieuwe categorie aanmaakt zit je snel met elkaar overlappende categorieën en kun je nog niks terugvinden.)
      • Bijvoorbeeld als je dit niet doet, dan kunnen Autopapieren zitten in, Auto, Belangrijke papieren, Voertuig, Vervoer, Volvo etc etc.

     

  • Bewaar papieren A-chronologisch (het oudste onder/achteraan en het nieuwste boven/vooraan)
     
  • Vervangt een nieuw te archiveren stuk een ouder stuk? Gooi het oude stuk dan meteen weg.
     
  • Geef garantiebewijzen en dergelijke een “vervaldatum”. Zet die linksboven op het papier, zodat je als je je archief opschoont snel kan zien dat het papier al verlopen is.