Meest gemaakte fouten

Meest gemaakte fouten

  • Je “vergeet” de papieren die je verzamelt in "bewaar" daadwerkelijk 1 keer per maand in je archief te stoppen.
     
  • Het archief is zo ontoegankelijk dat het archiveren niet gebeurd en er overal stapeltjes “nog te archiveren” verschijnen omdat het niet meer in je bewaarcassette past.
     
  • Je bewaart te veel. Dit kan komen door:
    • Gewoonte: wen jezelf alle papieren en mails meteen weg te gooien waar je niks mee hoeft te doen en die je niet hoeft te bewaren.
    • Gebrek aan kennis: ik weet niet welke informatie is zou moeten bewaren een daarom gooi ik maar niks weg.
    • Angst: wat als ik nu besluit om het weg te gooien en ik het later toch nodig heb? Je kunt jezelf afvragen wat het ergste zou kunnen zijn wat er zou gebeuren als je het niet blijkt te hebben.

     

  • Je hebt te veel categorieën, die elkaar gedeeltelijk overlappen, waardoor het onmogelijk wordt een papier in 1 juiste categorie onder te brengen of iets terug te vinden.
     
  • Je gebruikt een ABC indeling zonder index
    • Hierdoor is het voor andere lastig om iets te vinden in jouw archief. Sommige letters worden ook erg vol, terwijl achter andere niks zit.
    • Er is niks mis om alfabetisch de onderwerpen achter elkaar te zetten, maar schrijf de namen voluit erop.

     

  • Je schoont je archief nooit op/je bewaart te lang.
    • Eenmaal in het archief, dan blijft het ook in het archief.
    • Hierdoor neemt je archief meer ruimte in beslag dan je zou willen en hoe meer je hebt hoe moeilijker je iets kan terugvinden.
    • Opschonen kun je op 2 manieren doen, die je ook kunt combineren:
      • Als een onderwerp te veel ruimte in beslag neemt (bijvoorbeeld in een van je (hang)mappen) dan kijk je of er papieren weg kunnen of dat je het onderwerp moet splitsen.
      • 1 x per jaar trek je een dagdeel en bij veel papieren een dag uit voor het opschonen van je archief. Je doorloopt al je papieren vluchtig en gooit alle papieren die je niet meer nodig hebt weg.