Labels in je archiefsysteem?

Hoe bepaal je de namen van categorieën of labels in je archiefsysteem?

  • Kies namen die voor jou logisch zijn.
  • Namen op labels zijn bedoeld voor het terugvinden, niet voor het opbergen. Kies een naam waarop je zou gaan zoeken.
  • Schrijf namen voluit en bij voorkeur zwarte tekst op een witte ondergrond. Typen/printen werkt vaak beter dan schrijven.
  • Kies namen die bedoeld zijn voor het (toekomstig) gebruik, niet voor de bron
    • Als je een artikel bewaart uit de NRC omdat je over dat thema een boek aan het schrijven bent en je wil er aan refereren, bewaar hem dan bijvoorbeeld in een map Boek – Achtergrondinformatie, maar niet in NRC.
  • Kies een beperkt aantal brede (hoofd)categorieën. Bij voorkeur 3 tot 5, maar maximaal 10.
  • Je kunt door een hoofdcategorie naam en daarna een subcategorie toe te voegen, de categorieën die bij elkaar moeten blijven, bij elkaar houden.
    • Bijvoorbeeld Ziektekosten – Je eigen naam, Ziektekosten – De naam van je partner etc.
  • Namen die werkwoorden bevatten zetten je het meest tot actie aan. Als het kan, zorg dan voor een activerend label.
    • Soms werk je beter met namen die een emotie voeden. Voorbeelden ontleent aan Organiseren van binnen naar buiten van Julie Morgenstern:
      • Bedrijfsuitbreiding vs. Groei
      • Financiële planning vs Rijkdom
  • Maak een index van al je categorieën en stop die voorin in je systeem zodat jij en eventuele anderen die kunnen raadplegen wanneer ze een stuk papier zoeken of willen archiveren.